Les affiliations s’effectuent via le site de la FRBE sous l’onglet « Player Manager ».
Seules les personnes du club ayant accès aux données de gestion du club ont accès à cette fonction.
Important : il est nécessaire de vérifier, avant toute chose, si le joueur que l'on souhaite affilier n'a pas déjà été immatriculé auparavant en procédant à une "Recherche" dans la base de données à partir de son nom, ancien matricule ou ancien club.
Le joueur pourrait ainsi récupérer son ancien ELO et les données qui vont avec.
Dans la fiche signalétique des joueurs, il faut remplir les champs obligatoires identifier par une étoile ( * ). Pour les joueurs étrangers, indiquer dans le champ « Notes » la cote internationale s’ils en ont une, ou leur cote dans leur pays, ainsi que, s’ils en ont un, leur titre F.I.D.É.
L’année échiquéenne court du 1er septembre de l’année X au 31 août de l’année X+1.
Toute nouvelle affiliation peut s’effectuer à partir du 1er juin de l’année X (et court donc jusqu’au 31 août de l’année X+1.
Un joueur peut s’affilier dans un nouveau club à partir du 1er juin de l’année X (on parle alors d’un transfert) ; à partir d’une date fixée par la FRBE, les joueurs sont libres de se réaffilier au club de leur choix.
Les joueurs ne sont pas automatiquement réaffiliés d’une année à l’autre ; les responsables des clubs doivent donc le faire via le même outil (et préférablement quand le joueur a payé sa cotisation au club). Cette possibilité est ouverte à partir du 1er juin de l'année X.
Les dates d’affiliation ont une incidence sur la participation ou non aux compétitions Interclubs : en effet, la FRBE impose une date limite d’affiliation pour figurer sur la liste de force du club, liste de force qui détermine l’ordre des joueurs pour cette compétition. En cours d’année, des ajouts sont possibles sur ces listes de force.
Au niveau des cotisations :
- Le club est maître de la cotisation réclamée ; à lui de préciser aux nouveaux membres ce que couvre ou ne couvre pas cette cotisation (affiliations aux Fédérations, participation aux compétitions du club, participation aux cours donnés par le club, vêtement distinctif,….)
- Pour chaque joueur affilié dans un club, celui-ci payera une cotisation à la FRBE et une cotisation à la FEFB (voir onglet Administration – Généralités)
- La cotisation n’est pas morcelable pour les affiliations en cours d'exercice, que ce soit au niveau FEFB ou FRBE
- A la FEFB, la cotisation est différente pour les Juniors (moins de 20 ans au 01 janvier 0h de l’année X)
Au niveau de la facturation FEFB aux clubs
- Un décompte provisoire est adressé aux clubs pour les joueurs affiliés au 15 septembre (date approximative car la FRBE peut décaler son envoi d’un jour ou deux)
- Un décompte définitif est adressé aux clubs pour les joueurs affiliés au 31 mai minuit
- L’envoi de ces décomptes est effectué par mail aux Président et Trésorier des clubs
- Les cercles doivent payer ces décomptes dans un délai d’un mois à dater du jour de l’envoi
- Par décision du CA/OA, les cercles en retard de payement peuvent se voir sanctionner administrativement (interdiction de compétition pour le Cercle et/ou pour les membres du Cercle)
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